स्वचालित व्यापार क्या है

स्वचालित व्यापार क्या है

कई संगठनों और कंपनियों को परिचालन लागत को कम करने और उत्पादकता में सुधार के लक्ष्य के साथ, अपने आंतरिक व्यापार प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की आवश्यकता महसूस होती है।

आपके संगठन में व्यवसाय प्रक्रियाओं को स्वचालित करना अविश्वसनीय रूप से फायदेमंद हो सकता है क्योंकि वे आपकी दक्षता को दोगुना करते हुए नौकरी के कार्यों की लागत को 30% तक कम कर सकते हैं।

फेसबुक मैसेंजर, वीचैट, स्लैक या वेब-आधारित चैट जैसे मैसेजिंग इंटरफेस का उपयोग करके चैटबॉट इसके लिए एक आदर्श उपकरण हैं।

वे यह समझने के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता का उपयोग करते हैं कि उनके उपयोगकर्ता ने क्या कहा है और प्रतिक्रिया करने के तरीके के बारे में निर्णय लेने के लिए एक अंतर्निहित तर्क मॉडल का उपयोग करें।

इसके अलावा, आधुनिक चैटबोट्स में तीसरे पक्ष के सिस्टम के साथ बातचीत करने की क्षमता होती है ताकि वे जानकारी प्राप्त कर सकें कि उन्हें प्रतिक्रिया के लिए आवश्यकता हो सकती है, लेकिन कार्रवाई को ट्रिगर करने के लिए भी।

आप जिन प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं, उनकी पहचान कैसे करें

स्वचालित करने के लिए सबसे अच्छी प्रक्रिया का चयन करने के लिए आपको सबसे पहली चीज मनुष्य और मशीनों के बीच के अंतर को समझना होगा।

जब अनिश्चितता और नए से निपटने की बात आती है तो मनुष्य बेहतर होता है, क्योंकि मशीनें अभी तक इसे संभाल नहीं सकती हैं और अक्सर अप्रत्याशित परिवर्तनों से नहीं निपट सकती हैं। कंप्यूटर इन शर्तों के तहत मनुष्यों को पूरी तरह से बदल नहीं सकते हैं।

नियमित कार्यों की पुनरावृत्ति एकाग्रता को प्रभावित करती है, जिससे गलतियां हो सकती हैं। दूसरी ओर, कंप्यूटर इस क्षेत्र में उत्कृष्ट हैं। इसके अतिरिक्त, कंप्यूटर द्वारा किए गए कार्यों को बड़े पैमाने पर बढ़ाया जा सकता है, जो मानव श्रमिकों के साथ आसानी से पूरा नहीं होता है।

ये अंतर स्वचालन के लिए सही प्रक्रिया का चयन करते समय विचार करने के लिए कारकों को परिभाषित करते हैं।

निर्धारित करें कि क्या प्रक्रिया स्वचालित हो सकती है

एक प्रक्रिया का चयन करें जो नियमों पर आधारित है । एक प्रक्रिया जो नियमों के एक सख्त सेट का अनुसरण करती है, स्वचालन के लिए अधिक उपयुक्त होती है जो निर्णय के लिए खुली होती है।

संगठनों में सभी कार्यों के बारे में 3/4 नियम आधारित होते हैं और उन्हें सही उपकरण के साथ स्वचालित किया जा सकता है। यहां तक कि अगर प्रक्रिया को निर्णय की आवश्यकता होती है, तो इसे छोटे भागों में विभाजित किया जा सकता है, जिनमें से कुछ को स्वचालित किया जा सकता है।

सुनिश्चित करें कि प्रक्रिया दोहराव और मानकीकरण योग्य है । स्वचालित प्रक्रिया को स्थापित करने की आवश्यकता होती है और अक्सर बदल नहीं सकती है। कार्यों को समान होना चाहिए, एक ही क्रम में किया जाना चाहिए, और बहुत कम अपवाद हैं।

उपयोग मामले की क्षमता का आकलन करें

स्वचालन के लिए एक अच्छी फिट के रूप में प्रक्रिया को परिभाषित करना पर्याप्त नहीं है। अपने उपयोग के मामले का चयन करने के बाद, खुद से पूछें: क्या स्वचालन मूल्य बनाता है?

सभी उपयोग के मामले जो स्वचालित हो सकते हैं वे इसके लायक हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन से आपके संगठन पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है जो खर्च किए गए संसाधनों से अधिक होता है: कम लागत, अधिक सटीक, मानवीय त्रुटियों का उन्मूलन, आदि।

भले ही प्रक्रिया स्वचालन की क्षमता बहुत अधिक है, इसका मतलब यह नहीं है कि यह स्वचालित होना चाहिए।

आम समस्याएं एक चैटबॉट को ठीक कर सकती हैं

एक चैट एप्लिकेशन एक एकीकृत चैटबॉट के माध्यम से कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं को हल करने के लिए एक प्रभावी संचार चैनल प्रदान कर सकता है। आइए कुछ क्षेत्रों पर एक नज़र डालें:

बढ़ी हुई लीड जनरेशन और कन्वर्सेशन : मार्केटिंग अभियान, लीड जनरेशन और कन्वर्सेशन, को कस्टमाइज़ करके विशिष्ट ग्राहकों तक पहुंचाया जा सकता है।

ग्राहक सेवा : चैटबॉट आपकी ग्राहक पूछताछ को हल करने के लिए एक त्वरित इंटरफ़ेस प्रदान करते हैं। जैसा कि चैटबॉट ग्राहक की बातचीत से सीखना जारी रखता है, यह धीरे-धीरे अधिक जटिल प्रश्नों से निपटना शुरू कर सकता है।

भुगतान सेवाएं : चैट-आधारित इंटरफ़ेस का उपयोग करने वाली भुगतान सेवाएं वास्तव में सहज ग्राहक अनुभव प्रदान कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, चीन में वीचैट ग्राहक कुछ सत्यापित व्यवसायों और रेस्तरां से चैट ऐप के भीतर से भुगतान कर सकते हैं।

पेपाल ने एक चैटबोट की भी घोषणा की है जिसे ग्राहक भुगतान के लिए उपयोग कर सकते हैं।

मीडिया और समाचार : चैटबॉट समाचार और मीडिया सामग्री के व्यक्तिगत वितरण के लिए एक और समर्पित चैनल प्रदान करते हैं।

डायरेक्ट और क्रॉस सेलिंग । डायरेक्ट और क्रॉस सेलिंग को चैटबॉट के साथ स्वचालित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, रात के खाने के समय खाने का ऑर्डर देते समय, चैटबॉट मिठाई और पेय के लिए ऑर्डर देने की सलाह दे सकते हैं।

सशुल्क सेवाओं के साथ संयुक्त होने पर, चैटबॉट एक संपूर्ण खरीदारी समाधान के रूप में काम करता है।

चैटबॉट्स का फैसला करते समय ध्यान देने योग्य बातें

एक व्यवसाय के रूप में, आपको अपने ग्राहकों तक पहुंचने के लिए एक चैटबोट को लागू करने के लिए लुभाया जा सकता है। चैटबॉट्स सेवा को काम पर रखने से पहले, यहां कुछ महत्वपूर्ण बातें बताई गई हैं, जिन पर आपको चिंतन करना चाहिए:

चैटबॉट स्वचालित व्यापार प्रक्रिया को सरल या सरल बनाता है? आपके पास संचार से संबंधित व्यावसायिक प्रक्रिया या उपयोग का मामला होना चाहिए जहां चैटबॉट ग्राहक संचार में सुधार कर सकते हैं।

क्या पहचान की गई व्यावसायिक प्रक्रिया मानव अंतःक्रिया को समाप्त कर सकती है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि एआई और एनएलपी-आधारित चैटबॉट स्मार्ट हो रहे हैं, ऐसे क्षेत्र भी हो सकते हैं, जहां वे एक अच्छे फिट नहीं हैं। बेहतर कर्मचारी प्रशिक्षण एक बेहतर समाधान हो सकता है।

उनकी प्रक्रियाओं में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए ग्राहक प्रतिक्रिया का उपयोग करें। ग्राहकों की प्रतिक्रिया का विश्लेषण संचार के उन क्षेत्रों की ओर इशारा कर सकता है जिनमें संतुष्टि के निम्न स्तर हैं। ये संचार क्षेत्र ChatBot विकास के लिए एक अच्छे उम्मीदवार हो सकते हैं।

चैटबॉट्स आपके ग्राहकों के साथ संचार को बेहतर बनाने, ग्राहकों की व्यस्तता में सुधार करने और अपने अंतिम उपयोगकर्ताओं को बेहतर अनुभव देने के लिए एक प्रभावी उपकरण हो सकता है। चैटबॉट ग्राहक इंटरैक्शन के आधार पर बड़ी संख्या में समस्याओं का जवाब है। हालाँकि, आपको अपनी विशिष्ट व्यावसायिक समस्याओं के लिए चैटबॉट की प्रयोज्यता का विश्लेषण करना चाहिए।

आपके व्यवसाय को स्वचालित करने के 5 तरीके

प्रत्येक व्यापार नेता को व्यस्त कार्य और उत्पादक कार्य के बीच का अंतर पता होना चाहिए। उत्तरार्द्ध कर्मचारियों को कंपनी के लिए मुनाफे का उत्पादन करने पर ध्यान केंद्रित करने देता है और अधिक संतोषजनक भी होता है।

और ईमानदारी से कहूं तो अधिकांश श्रमिक व्यर्थ व्यस्त कार्य करने के बजाय उत्पादक कार्य करना पसंद करेंगे। बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन (बीपीए) है कि कैसे कंपनियां स्वचालित व्यापार क्या है सभी व्यस्त काम को मशीनों में स्थानांतरित करती हैं और कर्मचारियों को समस्या-समाधान और अन्य आवश्यक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए सशक्त बनाती हैं।

BPA एक सॉफ्टवेयर है जिसमें रोबोटिक्स जैसी यांत्रिक प्रौद्योगिकियां भी शामिल हैं। यह एक स्टैंडअलोन सॉफ्टवेयर पैकेज हो सकता है या इसे सुविधाओं के हिस्से के रूप में अन्य सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत किया जा सकता है। लक्ष्य मैनुअल और दोहराव वाली प्रक्रियाओं को न्यूनतम या बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के पूरा करना है।

यह अक्सर बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट (बीपीएम) सुइट्स का एक सबसेट होता है, जो बदले में इंफ्रास्ट्रक्चर मैनेजमेंट का एक घटक हो स्वचालित व्यापार क्या है सकता है।

बहुत से लोग बीपीए और बीपीएम शब्दों का परस्पर उपयोग करते हैं। हालांकि, वे एक ही चीज नहीं हैं। BPA प्रमुख रूप से इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि स्वचालन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कैसे सुव्यवस्थित कर सकता है, और BPM मॉडल की खोज, विश्लेषण, परिवर्तन और एंड-टू-एंड व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित क्यों करें?

सभी व्यवसाय कम कार्यबल के साथ अधिक करना चाहते हैं। BPA कुछ लोगों के साथ अधिक से अधिक कार्य करना संभव बनाता है और लोगों के लिए नए उत्पाद बनाने, अधिक नवीन बनने और लाभ उत्पन्न करने के लिए समय खाली करता है।

बीपीए पैसे और समय बचाने की क्षमता भी जोड़ता है, मानवीय त्रुटियों को कम करता है, और कंपनी के संसाधनों और संपत्तियों का लाभ उठाता है।

तो, यहां आपके व्यवसाय को स्वचालित करने के पांच तरीके दिए गए हैं-

आपकी कंपनी में विभिन्न प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए कई विकल्प हैं। अक्सर, BPA व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर में शामिल एक विशेषता या कार्य होता है। कभी-कभी यह एक स्टैंडअलोन उत्पाद होता है, और कभी-कभी यह बड़े सॉफ़्टवेयर सूट में मॉड्यूल की श्रृंखला में से एक होता है। दूसरी बार, स्वचालन कुछ ऐसा है जो विशेष रूप से आपकी कंपनी के लिए आपका अपना या तृतीय-पक्ष डेवलपर्स शिल्प है।

लेकिन फिर भी आप BPA का उपयोग करना चुनते हैं, इसे आपके लिए कारगर बनाने के लिए ये कुंजियाँ हैं:

स्वचालन उपकरण

आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए बाजार में कई स्वचालन उपकरण हैं। आमतौर पर, वे जिस उद्देश्य को हल करते हैं या उनका उपयोग करने के लिए आवश्यक आईटी कौशल की मात्रा से विभाजित होते हैं, और चाहे वे सामान्य प्रक्रिया या संज्ञानात्मक एआई उपकरण हों।

सामान्य-प्रक्रिया, नो-कोडिंग-आवश्यक स्वचालन उपकरण में शामिल हैं सोशल मीडिया, कार्यप्रवाह और परियोजना प्रबंधन, ई-कॉमर्स और मार्केटिंग।

कंपनियों को ऑटोमेशन टूल्स पर ध्यान देना चाहिए, जिन्हें कोडिंग कौशल की आवश्यकता नहीं है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि इंटरफ़ेस गैर-तकनीकी द्वारा प्रयोग योग्य है। साथ ही, सुनिश्चित करें कि प्रक्रियाएं पारदर्शी हों ताकि आपकी टीम निर्देश दे सके और समझ सके कि सिस्टम किसी कार्य को कैसे पूरा करना चाहता है।

एअर इंडिया और मशीन लर्निंग

मशीन लर्निंग सिस्टम आमतौर पर बहुत सारे डेटा को देखते हैं और उससे सीखते हैं। एमएल के बीच का अंतर मौजूदा डेटा को देखता है और यह सीखता है कि आउटलेर्स को कैसे स्पॉट किया जाए। जबकि, AI वह है जो संदर्भ जोड़कर आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस को आगे बढ़ाता है। सितंबर ईंधन खरीद के लिए स्वचालित चालान यदि राशि अपेक्षित मापदंडों के भीतर आती है।

प्रक्रियाएं बनाएं

के लिए सबसे अच्छा तरीका छोटे व्यवसायों वाणिज्यिक सॉफ़्टवेयर को अपनाना है जिसमें आपके लिए पूर्व-स्वचालित प्रक्रियाओं को अनुकूलित किया गया है। सॉफ़्टवेयर बनाना महत्वपूर्ण नहीं है जब आप जानते हैं कि एक बाहर निकलने वाला सॉफ़्टवेयर आपकी मदद कर सकता है और एक सुविधाजनक सॉफ़्टवेयर-ए-ए-सर्विस मॉडल में उपलब्ध है।

संचार और कार्य प्रबंधन को कारगर बनाना

यह सब परियोजना प्रबंधन के बारे में है। जैसा कि हमने चर्चा की है, स्वचालन एक मानव से मशीन पर समय लेने वाले और दोहराए जाने वाले कार्यों को उतारने के बारे में है- और नौकरी के टिकट आवंटित करने और नियमित स्थिति अपडेट भेजने की तुलना में कई परियोजना कार्य अधिक दोहराव वाले नहीं हैं। स्वचालन उत्पादन टीमों के बीच प्रयासों के दोहराव को समाप्त कर सकता है, जो अब अक्सर घर से काम करने वालों सहित कई स्थानों से संचालित होता है।

इसलिए, स्वचालित व्यापार क्या है उदाहरण के लिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर यह निर्दिष्ट कर सकता है कि जब एक ग्राफिक प्रूफ को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में चेक किया जाता है, तो एक टिकट स्वचालित रूप से एक अनुमोदनकर्ता को देखने के लिए उत्पन्न होता है। यह एक कलाकार को मैन्युअल रूप से समीक्षा का अनुरोध करने, या इससे भी बदतर, ईमेल भेजने से बचाता है।

या ईआरपी लें। कुछ से अधिक कर्मचारियों वाला कोई भी व्यवसाय अपने परिचालन और वित्तीय डेटा और कार्यों के बीच एक सख्त संबंध से लाभान्वित होता है। और वे लिंक जितने अधिक स्वचालित होंगे, उतना ही बेहतर होगा। क्लाउड-आधारित उद्यम संसाधन योजना के पीछे यही विचार है।

कार्यालय में स्वचालन की संस्कृति बनाएं

प्रौद्योगिकी की तुलना में संस्कृति एक स्वचालन पहल को पटरी से उतारने की अधिक संभावना है। अधिकारियों को कर्मचारियों को आश्वस्त करने की आवश्यकता है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करना उनके काम को आसान बनाने के लिए है - उन्हें बदलने के लिए नहीं। जब लोग समझते हैं कि उनकी नौकरी जोखिम में नहीं है, तो वे नई प्रक्रियाओं को अपनाने की अधिक संभावना रखते हैं और यहां तक ​​कि पारंपरिक प्रक्रियाओं में आवश्यक सुधारों की पहचान करने में भी मदद करते हैं।

किसी भी मामले में, सफल होने के लिए, आपको सभी के सहयोग की आवश्यकता होगी। प्रतिरोध व्यर्थ हो सकता है, लेकिन यह अक्सर विनाशकारी भी होता है। अपने ऑटोमेशन प्लान में लोगों के मामलों पर जल्दी काम करें।

शिपरॉकेट एंगेज व्यवसायों को आरटीओ घाटे को कम करने और उनके ईकामर्स व्यवसाय के लिए लाभप्रदता बढ़ाने में सक्षम बनाता है। यह एआई-समर्थित व्हाट्सएप ऑटोमेशन द्वारा संचालित एक सहज पोस्ट-परचेज कम्युनिकेशन सूट है।