डेटा डेटा तालिका को कैसे साफ करें

How to Create Pivot Table in Excel (Excel मे Pivot Table और Chart कैसे बनाए जाते है)

Excel मे Pivot Table और Chart कैसे बनाए जाते है

Pivot Table और Pivot Chart आज की इस पोस्ट के माध्यम से मै Excel Program के विशेष option Pivot Table और Pivot Chartके बारे मे पूरी जानकारी देने वाला हु की Pivot Table और Pivot Chart क्या होती है? Excel Program मे इसका प्रयोग हम कब करते है Example सहित । तो आए समझते है:-

Excel Pivot Table

Use of Pivot Table और Pivot Chart

Pivot Table के जनक बिल जेलेन और माइक अलेक्जेंडर है। Pivot Table और Pivot Chart का प्रयोग एमएस एक्सेल में हम तब करते है जब कोई डाटा बहुत बड़ा एवं कठिन होता है जिसे एक साथ रख कर देखना और समझना काफी मुश्किल होता है ऐसे में Pivot टेबल और Pivot Chart का प्रयोग किया जाता है। पाइवोट टेबल और Pivot Chart हमारे सारे डाटा को एक साथ Arrange कर उसे आसानी से समझने योग्य बना देता है।

एमएस एक्सेल के कई जानकर लोगों का ये भी मानना है कि पाइवोट टेबल डाटा को जितने अच्छे से विश्लेषण करने की क्षमता प्रदान करता है, उतने अच्छे से हम किसी और फंक्शन या फॉर्मूला का प्रयोग कर के नही कर सकते है।

पाइवोट टेबल बनाते समय हमें कुछ ख़ास बातें ध्यान रखना होता है :-

पाइवोट टेबल और Pivot Chart बनाने से पहले हमें यह जानना जरूरी है कि हमारे पास क्या-क्या होना चाहिए और किन बातों का ध्यान रखना है:-

1. Excel Sheet में आपका डाटा एक टेबल के रूप में होना चाहिए। Table मे कोई भी Cell खाली नही होनी चाहिए और ये भी ध्यान रखें कि डाटा अच्छे तरीके से Sort होना चाहिए।

2. पाइवोट टेबल और Pivot Chart का main base हमारे द्वारा बने डाटा की Main Table ही होती है। इसीलिए जब भी Table में कोई New Row and Column जोड़ते हैं या फिर अतिरिक्त डाटा डालते हैं तो उसके बाद पाइवोट टेबल को Refresh करना आवश्यक है।

३. Table के Column में डेटा एक समान होना चाहिए अर्थात टेक्स्ट और नंबर एक ही Column में नहीं होने चाहिए।

४- Pivot Table और Pivot Chart बनाने के लिए Data एक समान होना चाहिए अर्थात अगर हम Sale से संबधित Data का Pivot Table और Pivot Chart बना रहे है तो उसमे सभी Entry Sale से related ही होनी चाहिए न की P urchase से related ।

एमएस एक्सेल में पाइवोट टेबल और Pivot Chart कैसे बनाते है उदाहरण सहित (Pivot Table and Chart Example)

1. सबसे पहले Excel की वो Sheet ले जिसमे Data Sort है और काफी लंबा है जैसे नीचे Table मे दिया गया है इसमें Name , Region, Capital, Area और Population अलग - अलग दी गई है और इस टेबल के द्वारा हमें Region के According Area तथा Population जाननी है तो आए समझते है :-

Excel मे Pivot Table कैसे बनाई जाती है [Hindi]

3. एमएस एक्सेल डाटा को विभिन्न तरीकों से विश्लेषण करेगा और हमारे Pivot Table Fields खुलकर सामने दिखेगी जिसमे से हमें जिस भी data को Pivot Table में Show करना है उस Filed पर Tick कर लेंगे।

4. इसके बाद एमएस एक्सेल एक नई शीट पर उस पाइवोट टेबल को हमारे द्वारा select की गई Fields के अनुसार Data को Sort कर डाल देगा और फिर आप उसका अच्छे से प्रयोग कर पाएंगे। जैसक की नीचे टेबल में दिखया गया है जिसमे Region के According Area तथा Population निकली गई है। इसी प्रकार से हम data को Pivot Table के साथ - साथ Pivot Chart में भी Data को प्रदर्शित कर सकते है।

Excel मे Pivot Table कैसे बनाई जाती है [Hindi]

नोट- इसके साथ ही आपको एक Pivot Table Fields नाम का लिस्ट दिखाया जाता है जिसमे जाकर पाइवोट टेबल की एडिटिंग की जा सकती हैं।

Pivot Table से सम्बंधित सवाल

1.एक्सेल में पिवट टेबल का क्या उपयोग है ?

किसी टेबल में संग्रहीत डेटा को सारांशित करने , क्रमबद्ध करने , पुनर्व्यवस्थित करने , समूह , गणना , कुल या औसत डेटा को निकालने के लिए पिवट टेबल का उपयोग किया जाता है । यह हमें कॉलम को पंक्तियों में और पंक्तियों को कॉलम में बदलने की अनुमति देता है।

2. पिवट टेबल के लाभ?

पाइवोट टेबल के निम्नलिखित लाभ है :-

1. सूचना का प्रतिनिधित्व अधिक व्यवस्थित तरीके से किया जा सकता है।

2. यह एक स्पष्ट डेटा विश्लेषण प्रदान करता है ।

3. यह डेटा को विस्तारित स्रोतों से जोड़ सकता है।

4. डेटा को कई शीट से जोड़ा जा सकता है।

5. डेटा रिपोर्ट के लिए त्वरित पहुँच को आसान बनाता है ।

6. रिकॉर्ड रखता है और त्वरित अद्यतन की अनुमति देता है।

3. पिवट टेबल और पिवट चार्ट में क्या अंतर है ?

पिवट टेबल्स आपको क्षैतिज और लंबवत कॉलम दोनों में ग्रिड में सारांशित डेटा के साथ एक शक्तिशाली दृश्य बनाने की अनुमति देता है । जबकि पिवट चार्ट डेटा का एक इंटरैक्टिव ग्राफिकल प्रतिनिधित्व करता है।

4. पिवट टेबल में स्लाइसर क्या है ?

स्लाइसर ऐसे बटन प्रदान करते हैं जिन पर क्लिक करके Pivot Tables को फ़िल्टर कर सकते हैं । त्वरित फ़िल्टरिंग के अलावा , स्लाइसर वर्तमान फ़िल्टरिंग स्थिति को भी इंगित करते हैं , जिससे यह समझना आसान हो जाता है कि वर्तमान में वास्तव में क्या प्रदर्शित किया जा रहा है।

Excel में Data Entry कैसे करें?

अक्सर जब हम Excel में Data Entry करते है, तो डेटा को Excel Worksheet में एंटर करने के लिए हम अपने कीबोर्ड का उपयोग करते हैं। हमारे द्वारा वर्कशीट में एंटर किया गया डेटा नंबर, टेक्स्ट, दिनांक, समय और फार्मूला, इत्यादि हो सकता है।

Excel Worksheet में Column और Row का एक ग्रिड होता हैं जो Cells बनाते हैं। जब आप Excel में मैन्युअल रूप से Data Enter करना चाहते हैं तो आपके पास कई ऑप्शन मौजूद होते हैं। आप Data को एक Cell में, एक ही समय में कई Cells में, या एक से अधिक Worksheet में Enter कर सकते हैं।

तो चलिए जानते है, एक्सेल में डेटा एंट्री कैसे करें – Excel Me Data Entry Kaise Kare.

Excel Me Data Entry Kaise Kare (आसान तरीका)

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जब Data Entry की बात आती है तो Microsoft Excel में कई उपयोगी फीचर्स उपलब्ध हैं, जिनका उपयोग करके आप डेटा को आसानी से वर्कशीट में दर्ज कर सकते हैं।

Excel में ऐसा ही एक फीचर उपलब्ध है, जिसे हम “Data Entry Form” के नाम से जानते है।

Excel में Data Entry Form एक महत्वपूर्ण टूल है। इस फॉर्म का उपयोग करके आप Excel में Data Entry की प्रकिया को आसान बना सकते है। इसका उपयोग आपके Database में मौजूद डेटा को Worksheet में जल्दी से इनपुट करने के लिए किया जाता हैं।

Excel में Data Entry Form कैसे बनाया जाता है

Excel में Data Entry Form का उपयोग करने के लिए आपको सबसे पहले इस फॉर्म को Toolbar में जोड़ना है। Quick Access Toolbar में Data Entry Form Add करने के लिए निचे बताये गए स्टेप्स देखिये: –

स्टेप 1. सबसे पहले आपको Quick Access Toolbar में ड्राप-डाउन एरो पर माउस से क्लिक करना हैं।

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स्टेप 2. अब More Command विकल्प पर क्लिक करें।

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स्टेप 3. फिर Choose Command From डायलॉग बॉक्स में ड्राप-डाउन एरो से All Command विकल्प सेलेक्ट करें।

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स्टेप 4. कमांड्स की लिस्ट में नीचे की ओर स्क्रॉल करें और Form विकल्प को सेलेक्ट करें। फिर Add Button पर क्लिक करें। अंत में OK बटन पर क्लिक कर लें।

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इन स्टेप्स को फॉलो कर लेने के बाद आपके Quick Access Toolbar पर एक Form विकल्प Add हो जाएगा।

Excel में Data Entry Form का उपयोग कैसे करें

ऊप्पर आपने जाना कि Toolbar में Data Entry Form कैसे जोड़ते हैं। निचे दिए गए स्टेप्स की मदद से आप Excel में Data Entry Form का उपयोग कैसे करें इस बारे में जानेंगे।

स्टेप 1. एक्सेल वर्कशीट में अपने हिसाब से आवश्यक कॉलम की संख्या को सेलेक्ट करें।

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स्टेप 2. अब Insert Tab के अन्दर Tables ग्रुप में टेबल कमांड पर क्लिक करें।

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स्टेप 3. आपकी एक्सेल स्क्रीन पर Create Tab का डायलॉग-बॉक्स ओपन होगा अब Ok बटन पर क्लिक करें।

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स्टेप 4. फिर डिफ़ॉल्ट Column Header को अपने डेटाबेस की Information से बदलें, यदि आवश्यक हो तो आप कॉलम की चौड़ाई को भी Adjust कर सकते हैं।

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स्टेप 5. अब Toolbar में Form आइकॉन पर क्लिक कर लें।

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स्टेप 6. अब आपके सामने Form का डायलॉग-बॉक्स डिस्प्ले होगा Table में Columns की संख्या Form की संख्या से मेल खाएगी। Table में Columns Titles, Form पर Field Title होंगे। अब आप Form में Data Entry करने के लिए तैयार हैं।

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Data Entry Form के भाग

Excel Data Entry Form में कई अलग-अलग बटन होते हैं। नीचे इन बटन के उपयोग के बारे में बताया गया हैं।

New – इस विकल्प का उपयोग एक नया रिकॉर्ड क्रिएट करने के लिए करें।

Delete – यह विकल्प आपको मौजूदा रिकॉर्ड को हटाने की अनुमति प्रदान करता हैं।

Restore – यदि आप किसी मौजूदा एंट्री को एडिट कर रहे हैं, तो आप फॉर्म में पिछले डेटा को रिस्टोर कर सकते हैं।

Find Preview – इस विकल्प का प्रयोग पिछली एंट्री को खोजने के लिए करें।

Find Next – इस विकल्प का प्रयोग करने पर आपको अगली एंट्री मिलेगी।

Criteria – यह आपको विशिष्ट रिकॉर्ड खोजने की अनुमति देता हैं।

Close – Form को Close करने के लिए इस ऑप्शन पर क्लिक करें।

Scroll Bar – आप रिकॉर्ड की लिस्ट देखने के लिए स्क्रॉल बार का उपयोग कर सकते हैं।

तो आप इस फॉर्म का उपयोग करके आसानी से Excel में Data Entry कर सकते है। हालाँकि आप मैन्युअली भी ये काम कर सकते है, पर इस फॉर्म के इस्तेमाल से Data Entry काफी आसान हो जाती है।

Hindi Tech News

Tables (टेबल्स ):- msword में जब कभी हमें data को tabular form में लिखना होता है। tables का प्रयोग करते है। इससे data को rows & columns में लिखा जाता है। और इसके data को format करने से सम्बन्धित commands पाये जाते है। वे इस प्रकार है।

Insert Table (इन्सर्ट-टेबल):- इस option से document में
table बनाते है। इसको select करने पर एक dialog box खुलता है। जिसमें number of rows & no. of columns select या input कर ok button पर करने पर जहाॅ कर cursor होता है वहाॅ पर table बन जाती है। इसका dialog box इस तरह दिखता है।

Insert- Row (इनसर्ट रो ) इससे table में एक नई row insert हो जाती है।

Insert-Column (इनसर्ट-कलम):- इससे table में एक नया कालम जुड जाता है।

Delete-Table(डिलीट-टेबल):- इससे seleted table document से हट जाती है।

Delete-Rows(डिलीट-रो ):-इससे selected rowटेबल से हट जाती है।

Delete–Column(डिलीट-कालम):-इस आपशन से slected column टेबल से हट जाता है।

Select-Table(सेलेक्ट-टेबल):- इसके द्वारा टेबल को select किया जाता है।

Select-Row(सेलेक्ट-रो ):-इससे table के अन्दर उस column को select हो जाता है। जहाॅ पर cursor होता है।

Merge-Cells(मर्ज सेल्स ):- इसकी सहायता से दो या दो से अधिक selected cells एक मे मिला दिया जाता है।

Split Cell(स्पिलिट सेल):- इस commond की सहायता से एक cell में दो या दो से अधिक cells बनायी जाती है।

Split Table (स्पलिट टेबल): इससे table को कई भागो में बाॅटा जाता है। जहाॅ पर cursor होता है। वहाॅ से दो भागो में बट जाती है।

Table Autoformat (टेबल आटोफारमेट):- इस आपशन के माध्यम से table को format किया जाता है। इसके select करने पर एक dialog box display होता है। जहाॅ पर पहले से बने हुए कुछ format दिखायी देते है। उनमें से format को select करते है table उस format में बदल जाती है। इसको select करने पर dialog box

Convert (कनवर्टZ):- इस option के द्वारा selected table को text में या table को text में convert किया जाता है।

Sort (सार्ट ):- इस आपशन से data को ascanding / descending order में व्यवस्थित किया जाता है।

Formula(फार्मूला ):- इस आपशन के द्वारा table के अन्दर मौजूद data कों row wise / column wise या cell wise गणना करने के लिए कुछ formula(सूत्र ) उपलब्ध डेटा डेटा तालिका को कैसे साफ करें होते है। जिनका प्रयोग कर हम गणनाएॅ कर सकते है। इसका dialog box इस प्रकार होता है।